Paper Security

Mi ha sorpreso questo articolo. Se non altro, perchè è dal 2001 che includo le fotocopiatrici e le stampanti nell'elenco degli apparati da valutare dal punto di vista della sicurezza, nelle aziende, e spesso sono stato considerato un tantino paranoico.
La notizia di per sè non sorprenderà chi fa un uso intensivo di fotocopiatrice di ultima generazione: dei veri e propri computer con interfaccia touch-screen con capacità di interconnessione alla rete (per funzionalità di stampa) e memoria volatile (mica tanto...) per la memorizzazione di documenti da sottoporre a copie successive, elaborazioni di vario tipo e stampa.
Personalmente, ho avuto modo di maturare autonomamente qualche sospetto su questi apparati durante il servizio civile, svolto (ahimè, nonostante la richiesta congiunta con un Centro di Igiene Mentale) negli uffici di una ASL.
La prima volta sono inorridito di fronte a una serie di documenti inerenti trattamenti socio-sanitari lasciati su una fotocopiatrice per errore... In questo caso, ovviamente la tecnologia non c'entra! Il problema, di processo, ma sopratutto di scarsa cultura e buonsenso, può far sorridere oggi, "tempi di 196", ma ricordo che anche allora vigeva una normativa, la buona vecchia 675, talvolta ben più punitiva, anche se talvolta sembra che prima del Testo Unico sulla tutela dei dati personali non vi fossero adempimenti...
La seconda volta, è capitato a me di sbagliare nell'inserire il numero di copie di una grossa mole di fogli che stavo fotocopiando: panico! Avrei dovuto cominciare dall'inizio! Manualmente!!!!
Fortunatamente (!) la fotocopiatrice aveva attiva una funzionalità di recupero e stampa dell'ultima sequenza di fogli memorizzata. Due click e... fatto! L'n-esima copia era di nuovo disponibile!
Ovviamente, inizialmente ho gioito di questa feature! Poi, mi sono posto il problema.
Chiunque potrebbe quindi richiedere la ristampa di una sequenza di copie? Certo, se la fotocopiatrice non richiede la password utente o, ancora meglio, una password specifica per ogni utente. Nate inizialmente come meccanismi di supporto alla fatturazione delle copie, queste funzionalità sono molto utili per la sicurezza, pertanto, perchè non usarle?
La stessa cosa vale per le stampe fatte su stampante di rete, condivisa tra vari uffici e tipicamente posizionata in aree ad accesso pubblico e non presidiato.
Vi è mai capitato di mandare in stampa qualcosa e poi scoprire che non è stato effettivamente stampato?
A me si, anche con la stampante a dieci centimetri dal PC.
Da remoto, potrebbe darsi che i fogli li abbia presi qualcuno...Con il vantaggio che maledirete solo la stampante che, poverina, ha svolto per bene il proprio lavoro...
Rimedi? Tipicamente, tutte le fotocopiatrici/stampanti di rete consentono di specificare una password quando si invia il documento allo spooler. La fotocopiatrice non avvierà la stampa fintanto che non digiterete fisicamente sull'apposito tastierino la parola chiave che avete deciso.
Ovviamente, serve una print-etiquette per evitare che le persone mandino documenti in stampa e poi cogliere l'occasione di prendere un caffè, sospendendo il servizio per tutto l'ufficio, ma i dati personali dei vostri utenti ve ne saranno grati!